AIで業務改善。導入前に整理したい3つのポイント

「AIを導入すれば、仕事が楽になるのでは」。そう考えたとき、最初に取り組みたいのはツール選びよりも、現在の業務を知ることです。何に時間がかかり、どこで作業が止まるのかを整理すると、改善の目的がはっきりします。まずは身近な業務について、次の3つを確認してみましょう。

1. 時間がかかっている作業は何か

「事務作業が大変」という言葉を、具体的な作業に分けます。例えば報告書なら、情報を集める、内容を整理する、文章を書く、確認を受ける、といった流れがあります。

どの工程にどのくらい時間を使っているのか、担当者に聞いたり、数回分を記録したりしてみましょう。文章を書くことよりも、必要な情報を探すことに時間がかかっているなら、改善の出発点も変わります。

2. 同じ手順を繰り返している作業は何か

毎日・毎週、似た情報を転記したり、同じ形式に整えたりする作業がないか探します。頻度と手順がわかると、仕組み化を検討する際の材料になります。

ただし、繰り返し作業のすべてにAIが必要とは限りません。入力項目を統一する、不要な確認を減らす、既存ツールの機能を使うなど、より単純な方法が合うこともあります。課題に合う方法を選ぶ姿勢が大切です。

3. 人が判断すべき部分はどこか

顧客への回答、契約に関わる内容、例外への対応などは、担当者による判断や確認が欠かせません。作業のどこまでをAIに任せ、誰が何を確認するかを決めておきます。

例えば、問い合わせへの返信なら「AIが下書きを作成し、担当者が内容を確認して送る」という分担が考えられます。誤りがあった場合の影響も踏まえ、最初から自動化する範囲を広げすぎないようにしましょう。

一つの業務で、導入前後を確かめる

整理した中から、範囲が小さく、結果を確認しやすい作業を選んで試します。「作成時間」だけでなく、確認・修正の手間、使う人の負担、維持に必要な費用も含めて振り返ります。

思ったほど改善しない場合も、対象業務や手順を見直すための判断材料になります。現場の声を聞きながら、続けられる形に整えていきましょう。

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